1. Toteuta tapahtuma turvallisesti
Mieti, järjestetäänkö tilaisuus etäjuhlina vai hybridimallilla. Osallistuuko osa porukasta siis livenä paikan päällä vai ovatko kaikki osallistujat mukana juhlissa virtuaalisesti? Kutsuvaiheessa järjestelyjen kannattaa olla selvillä, jotta osallistujan on helppo päättää, onko toteutus hänelle mieleinen ja turvallinen vaihtoehto.
Jos tilaisuus järjestetään hybriditapahtumana, selvitä etukäteen kuinka turvavälit otetaan huomioon, löytyykö tilasta maskeja ja käsidesiä, mikä on enimmäisosallistujamäärä livetilaisuuteen ja millaiset peruutusehdot tiloissa on.
2. Valitse ohjelmanumerot fiksusti
Virtuaalisia kesäkekkereitä järjestäessä kannattaa ottaa huomioon se, että kaikki mikä on hauskaa livenä ei välttämättä ole hauskaa etäyhteyksillä. Kannattaa valita siis ohjelmanumerot sen mukaan, mikä virtuaalisella toteutuksella voi onnistua jopa paremmin kuin livenä. Älä siis yritä muuttaa livenä loistavasti toimivaa konseptia väkisin virtuaaliseksi.
Leikkimielinen virtuaalinen shakki- tai pokeriturnaus, hybridi- ja virtuaalitoteutuksiin erikoistuneet esiintyjät tai virtuaalimaailma, jossa pystyy liikkua omalla hahmolla ja keskustella työtovereiden kanssa halutessaan myös pienemmissä porukoissa, ovat mainioita vaihtoehtoja – ja lopulta ohjelmanumerot ovat vain mielikuvituksesta kiinni.
3. Valitse tapahtuma-alusta ohjelmanumeroiden perusteella
Virtuaaliset tapahtuma-alustat ovat kehittyneet valtavasti viimeisen vuoden aikana ja ne mahdollistavat tänä päivänä elämyksellisiä ja vuorovaikutteisia tapahtumia. One-to-one keskustelut, VR-showroomit tai virtuaaliset kahvihuoneet hoituvat nykyään helposti ja näppärästi useammallakin eri alustalla.
Siksi alusta kannattaa valita tarkkaan ohjelmanumeroita silmällä pitäen. Toivotaanko tilaisuudelta videoyhteyttä myös etäosallistujien päästä? Halutaanko alustalla striimata vain kaikille yhteisiä ohjelmanumeroita vai halutaanko porukka päästää vaeltamaan itse vapaasti virtuaalihuoneesta toiseen? Jos ohjelmaa halutaan näyttää yhteisesti vain päälavalta live-striimaten, voi olla fiksuinta valita alusta, joka tarjoaa yksinkertaisesti ja helposti juuri tuon palvelun ilman ylimääräisiä toimintoja.
4. Varaa studio laadukkaan kokemuksen varmistamiseksi
Tapahtuman ohjelman ja juontojen osuuksien kuvaaminen kannattaa ehdottomasti toteuttaa studioympäristössä. Studiotekniikka ja rekvisiitta mahdollistavat laadukkaan livekuvan ja näin ohjelmasta saadaan heti vaikuttavampi ja eläväisempi. Studiossa yrityksen visuaalinen ilme saadaan myös tuotua helposti tapahtumaan mukaan ja studion kalustus ja somisteet mietitään jokaisen tilaisuuden mukaan siihen parhaiten sopivaksi.
5. Selvitä, mitä yrityksenne työntekijät toivovat tilaisuudelta
Te tunnette oman porukkanne parhaiten. Hyvissä ajoin ennen etäkesäjuhlia voi järjestää helposti äänestyksiä ohjelman sisällöstä. Toivotaanko tilaisuuteen stand up -koomikkoa, musiikkiesitystä vai akrobatiaryhmää? Halutaanko illallinen mieluiten yhteisenä valmiiksi kotiin tilattavien menuiden muodossa vai halutaanko kenties valmistaa illan ruoka- ja drinkkipuoli itse julkkiskokin opastuksella live-striimin yhteydellä?
Kun osallistujien mielipiteitä kuullaan ja tapahtuma suunnitellaan heidän mieltymysten mukaan, ei voi mennä kovin pahasti pieleen! Rakennamme yhdessä kanssanne juhlienne kokonaisuuden teidän tarpeidenne mukaisesti.
Valveelta saat kesäjuhliesi järjestämiseen apua ja tukea aina tapahtuman suunnittelusta tilaisuuden tekniseen toteutukseen asti. Käytössämme on erilaisia ja kokoisia studiotiloja ja kumppaniverkostossamme on valmiiksi kontaktit erilaisiin ohjelmanumeroihin sekä virtuaalisiin tapahtuma-alustoihin.
Lähdetäänkö suunnittelemaan kaikkien aikojen kesäbileitä yhdessä? Ole meihin yhteydessä!
