Lähes kaikki avaimet virtuaalitapahtuman järjestämiseen ovat jo käsissämme. Puhelimen, tabletin tai tietokoneen kautta pääsemme käsiksi internetpohjaisiin työkaluihin, joita voidaan käyttää apuna vuorovaikutukselliseen online-viestimiseen vastaanottajan kanssa. Kun järjestät digitaalisesti tapahtumaa asiakkaille, tulee sinun kuitenkin ottaa muutama seikka huomioon.
1. Määritä tapahtuman tavoite, aihe ja kohderyhmä
Kun järjestetään virtuaalitapahtumaa, on tärkeää määrittää ensimmäisenä tapahtuman tarkoitus. Miksi se järjestetään? Kenelle se järjestetään? Järjestetäänkö webinaari, seminaari, VR-showroom vai kenties messut?
Lyö lukkoon tapahtuman punainen lanka, se ydinviesti, joka ohjaa kaikkea muuta suunnittelua läpi prosessin. Määritä tapahtuman tavoitteet ja mittarit. Mistä tiedät, että tapahtuma onnistui?
Kohderyhmän valinnassa voi helpottaa ostajapersoonan luominen. Millaiset ihmiset tyypillisesti käyttäisivät esittelemääsi palvelua tai tuotetta? Ikä, sukupuoli, ammatti, koulutustaso, maantieteellinen sijainti, harrastukset ja teknologiaosaaminen määrittävät raamit. Lisäksi voit tarkastella tapahtumiesi aikaisempaa osallistujalistaa tai samankaltaisiin tapahtumiin osallistuneita. Kannattaa myös mennä hieman pintaa syvemmälle ja selvittää, miksi tämä ihanteellinen ostajapersoona on kiinnostunut tapahtumastasi.
Kun tapahtuman pääviesti on selvä ja kohderyhmät tiedossa, laaditaan markkinointiviestinnän budjetti, jolla haluttu kohderyhmä tavoitetaan.
2. Valitse virtuaalitapahtumalle sopiva ympäristö
Virtuaalitapahtumassa on suuri merkitys ympäristöllä, jossa se toteutetaan: studiomaisissa olosuhteissa, neuvottelutilassa vai peräti kotioloissa? Sopivat ratkaisut löytyvät jokaiseen tilaan tarpeen mukaan.
Koska videolla äänentoisto on erilainen kuin fyysisessä tapahtumassa, on erityisen tärkeää, että taustameteli minimoidaan. Minkä kokoisessa tilassa tapahtuma järjestetään? Kaikuuko tilassa tai tuleeko ympäristöstä tarpeetonta taustahälyä. Katso Logitechin suositukset äänilaitteisiin erilaisiin tiloihin.
3. Kuvanlaadulla on väliä
Vuorovaikuttamisen keinot lisääntyvät huomattavasti, kun voimme viestiä videon välityksellä. Erilaiset työkalut ja sovellukset mahdollistavat meille monipuoliset ja modernit viestinnän keinot. Laitteistamme löytyvät kamerat riittävät hyvin sisäiseen viestintään, mutta viestittäessä asiakkaalle, on laadukkaalla kuvanlaadulla suurempi merkitys. Oli sitten kyse webinaarista, virtuaalitapahtumasta tai striimauksesta, tunne läsnäolosta on tärkeä vastaanottajalle. Webkameran manuaalinen tarkennus, resoluutio, värit ja äänenlaatu vaikuttavat tähän kokemukseen.
Kuinka sitten valita sopiva webkamera ammatillisiin tarkoituksiin ja neuvotteluihin? Kalleimpien mallien puoleen ei tarvitse kääntyä, vaan kameran valinnassa riittää keskimääräinen hintataso. Ensimmäisenä kannattaa tarkistaa käykö kyseinen kamera laitteeseesi, mikä on webkameran resoluutio eli kuvatarkkuus ja onko kamerassa sisäänrakennettu mikrofoni. Toimiva vaihtoehto tarkoitukseen on esimerkiksi Logitech C922 Pro Stream webkamera tai Logitech Brio.
4. Testaa laitteet ja yhteydet etukäteen
Tämä on tärkeä askel virtuaalitapahtumasi onnistumisen kannalta. Vaikka kaikki menisi nappiin edellisellä kerralla, ei teknisiin välineisiin voi silti luottaa sokeasti. Tapahtuman järjestämisessä tulee olla mukana joku, joka tuntee käytettävän laitteiston sekä tekniikan ja uusia välineitä käytettäessä laitteiston toimivuus tulee testata etukäteen. Erilaiset tilat tuovat myös omat haasteensa laitteiden käyttöön ja toimivuuteen. Tarkista vielä tuplana ainakin verkkoyhteyden toimivuus, käyttöjärjestelmät, webkameran asettelut, äänilaitteiden asetukset ja mikrofonin voimakkuus sekä säätäminen.
5. Relevantti sisältö
Aihetta sivuttiin aikaisemmin tapahtuman tavoitteen, aiheen ja kohderyhmän valinnassa. Vaikka pelit ja vehkeet olisivat kunnossa, ei tapahtuma ole onnistunut, elleivät tapahtuman sisältö ja kohderyhmän tarpeet kohtaa. Virtuaalitapahtumaa järjestäessä sisällön tulee olla entistä osuvampaa ja relevantimpaa vastaanottajalle, sillä online-kohtaamisessa huomio häiriintyy fyysistä tilaisuutta herkemmin. Ei siis suunnitella vain tapahtumaa, vaan mietitään kuntoon koko vaikuttamisen kokonaisuus. Mitä tapahtuu ennen tapahtumaa ja sen jälkeen? Millaista lisäarvoa vastaanottajalle voidaan tuottaa ja kuinka kohderyhmä sitoutetaan sisältöön?
Kun tavoitellaan tiettyjä kohderyhmiä, jotka eivät välttämättä vielä tunnista tarvettaan yrityksen palvelulle tai tuotteelle, voidaan ottaa käyttöön ABM-, eli Account Based Marketing -kampanja. ABM-kampanjassa viestitään hyvin personoidusti tarkkaan valitulle kohderyhmälle ja sen tavoitteena voi olla esimerkiksi suoraan asiakastapaamisen sopiminen. Aiheesta kuulet lisää webinaaritallenteestamme.
6. Osallistujakokemus
Riippuen tapahtuman luonteesta, erilaisilla toteutuksilla saadaan parannettua osallistujakokemusta. Kokemus tulee suunnitella eri osallistujatyypeille tarkasti ja valikoidusti. Jos videoyhteyden toteuttaminen ei onnistu parhaalla mahdollisella tavalla, voidaan osallistuminen toteuttaa esimerkiksi chatin kautta.
Kohderyhmää voi ja kannattaa hyödyntää vaikuttamisen välineenä. Tunne läsnäolosta vahvistuu, kun yleisö osallistetaan mukaan keskusteluun. Virtuaalitapahtuman yhteydessä voidaan käyttää esimerkiksi reaktioita, kyselyitä, live-chattia tai äänestystä. Näin etäosallistuja saadaan sitoutettua paremmin tapahtumaan ja kokemuksesta jää vahvempi muistijälki. Osallistujakokemusta suunnitellessa luovat ratkaisut ovat toivottuja!
7. Isännöinti ja moderointi
Virtuaalitapahtumassa isännöinnillä tarkoitetaan paikalla olevan yleisön huomioimista ja vuorovaikutuksellisesti parhaan mahdollisen kohtaamisen rakentamista. Hostaamisen lähtökohta on luoda turvallinen ja jaettu ilmapiiri, jossa läsnäolijat kokevat itsensä merkitykselliseksi ja kuuluvansa ryhmään. Tervetulleeksi toivottaminen, tapahtuman kulun läpikäynti ja tarkoituksen kirkastaminen sekä etenemisen ohjaaminen ovat pieniä, mutta merkityksellisiä asioita.
Myös tapahtuman moderointi on tärkeässä roolissa. Yleisö tulee ottaa jatkuvasti huomioon ja tapahtumassa tulee jättää aikaa myös osallistujien kommentteihin ja huomioihin vastaamiseen. Vaikka virtuaalitapahtuman yleisö osallistuu tapahtumaan etänä, kannattaa isäntien, puhujien ja moderaattorien olla mahdollisuuksien mukaan samassa paikassa, jotta kommunikaatio pelittää saumattomasti. Jos tämä ei ole mahdollista, tulee sujuva viestintä tapahtuman järjestäjien kesken taata muilla keinoilla. Hyvällä moderoinnilla ja hostaamisella saadaan luotua virtuaalitapahtuman tavoitteiden kannalta paras mahdollinen tunnelma.
Meiltä saat apua virtuaalitapahtumasi suunnittelussa ja järjestämisessä.
