Design Studiosta apua palvelumuotoilu­haasteiden ratkaisuun

Pitkäaikainen asiakkaamme halusi meidän miettivän, kuinka Business Model Canvas tehtäisiin työkaluna Onnistuyrittäjänä.fi-verkkopalveluun. Yksi Valveen suunnitteluperiaatteista on yhdessä tekeminen, joten halusimme pitää asiakkaat mahdollisimman tiiviisti mukana idean kehittelyssä. Halusimme myös edetä asian kanssa mahdollisimman nopeasti. Kokemuksesta tiesimme, kuinka saisimme parhaat ajatukset ja ideat paperille yhden päivän aikana. Kutsuimme koolle suunnittelun, markkinoinnin, toimialan ja teknologian asiantuntijoita Valveen Design Studioon.

Design studion viisi tärkeintä etua:

1. Yhden workshopin aikana luodaan paljon ideoita ja niistä valitaan parhaat jatkoon.
2. Vahvistaa yhdessä tekemisen kulttuuria.
3. Erilaiset näkemykset osaamisalueiden kesken vahvistavat toisiaan.
4. Ryhmä ottaa projektin helpommin omakseen. Tämä helpottaa myös muutosten läpivientiä organisaatioissa.
5. Opettaa tarkastelemaan suunnitelmia kriittisesti, puolustamaan omia ideoita ja ottamaan palautetta vastaan.

Asiantuntijoiden ryhmä luonnosteli kolmen tunnin työpajassa 35 ideaa. Esittelyiden jälkeen, jokaisesta ideasta etsittiin niiden parhaat puolet ja asiat, jotka voivat koitua ongelmaksi. Kun parhaat ideat oli löytynyt, tehtiin vielä toinen kierros ideoita ja työpajan jälkeen meillä oli kaksi loistavaa toteutustapaa, joiden pohjalta Business model canvas lähdettiin toteuttamaan verkkopalveluun.

Design studion tiukka rakenne tuo kaikki työpajaan osallistuvat samalle viivalle. Kaikki harjoittelijoista yritysten johtoryhmien edustajiin ideoivat, kritisoivat ja äänestävät yhdenvertaisina. Tiukka rakenne varmistaa myös sen, että työpajalle varattu aika tulee hyödynnettyä mahdollisimman tehokkaasti. Asioita ideoidaan ja niistä keskustellaan oikeissa kohdissa.

Kuinka design studio vedetään

Valmistelu:

Intensiivinen Design Studio pitää valmistella hyvin, jotta sille varattu aika käytetään oikein. Vaikka työpajassa keskitytään ideointiin ja työskentelyyn papereiden ääressä, niin design studion rakenne on hyvä tehdä esitykseksi, jonka avulla sen aihe ja työpajan eri vaiheet voidaan esittää osallistujille. Design studio vaatii jonkin verran myös materiaaleja, jotka pitää hankkia etukäteen ja viedä mukana työpajaan, järjestettiin se missä tahansa. Työpajan vetäjä ei voi olettaa ja uskoa, että vaadittavat materiaalit löytyvät valmiina sille varatusta työtilasta.

Mitä siis tarvitaan mukaan:

• Esitys, jonka avulla aihe esitetään osallistujille ja näytetään työpajan eri vaiheet,
• Tusseja, kaikille osallistujille samanlaiset hieman paksumpaa viivaa tekevät tussit (samankaltaisuus on tärkeää, jotta ideat näyttäytyvät samanarvoisina)
• Valmiita paperipohjia, joille ideoita voi piirtää ja esittää
• Neljän värisiä post-it lappuja (idean nimi, positiiviset kommentit, negatiiviset kommentit, äänestys)
• Maalarinteippiä

Itse työpaja

Työpajan rakenne kannattaa miettiä etukäteen mahdollisimman tarkasti. Mieti ja kirjaa ylös kuinka paljon aikaa kuhunkin osioon tulee menemään. Vaikka työpaja yleensä poikkeaa hieman alkuperäisestä suunnitelmasta, niin se kuitenkin varmistaa, että sille varattu aika käytetään varmasti mahdollisimman tehokkaasti. Työpajassa on myös tärkeää, että ihmiset keskittyvät sen eri vaiheissa oikeisiin asioihin. Tämä varmistetaan käyttämällä Edward De Bonon kuutta ajatteluhattua.

1. Työpaja alustetaan kertomalla, mikä on aihe, jota lähdetään suunnittelemaan. Tehtävänanto pitää olla selkeä ja se kannattaa kirjoittaa myös näkyville, jotta jokainen voi lukea sen. Työpajan vetäjä on sinisen hatun roolissa, eli on organisoitunut ja keskittyy pitämään työpajan oikeilla raiteilla.
2. Varsinainen työ alkaa ideoiden kehittämisellä ja piirtämisellä. Tehtävänannoksi annetaan miettiä ja piirtää 5 ideaa viiden minuutin aikana. Työpajan vetäjä kertoo milloin käytettävissä olevasta ajasta on kulunut puolet ja milloin on vielä 1 minuutti jäljellä. Tässä kohtaa osallistujat käyttävät vihreää hattua, eli he keskittyvät luovuuteen ja innovointiin. He ideoivat ilman estoja ja eivät kritisoi omia ideoitaan positiivissa tai negatiivisessä mielessä.
3. Ideoinnin jälkeen jokainen käy vuorotellen esittämässä omat ideansa muulle ryhmälle. Ideat teipataan seinään, jonka jälkeen samanlaiset ideat kootaan ryhmiksi. Ryhmät kannattaa myös tässä vaiheessa nimetä tietyn värisillä post-it lapuilla. Ideoiden esittelyssä käytetään valkoista hattua, eli asioista puhutaan neutraalisti ja keskitytään faktoihin. Ei siis sanota, että pidin tästä omasta ideastani erittäin paljon, vaan kerrotaan esim. kuinka käyttäjät käyttäisivät tällaista toimintoa. Tässä kohtaa muut ryhmäläiset voivat kysyä, jos eivät ymmärtäneet jotain tiettyä asiaa ideasta, mutta he eivät saa vielä kritisoida ideoita.
4. Ryhmittelyn jälkeen jokainen idea käydään vuorotellen läpi ja niistä etsitään parhaat puolet ja ne, jotka kaipaa vielä kehittämistä. Jokaisesta ideasta etsitään ensin vähintään kaksi hyvää puolta, jonka jälkeen voi kertoa myös huolensa ja mahdolliset esteet miksi idea ei voisi toimia. Jotkut suosittelevat, että idean keksiä myös puolustaa tässä kohtaa omaa ideaansa. Oma suositukseni on kuitenkin se, että tässä vaiheessa ryhmä omistaa ideat yhdessä ja jokainen voi halutessaan puolustaa mitä tahansa ideaa. Jokainen idea käydään läpi ensin keltainen eli positiivinen ja sen jälkeen musta eli kriittisempi ja varovaisempi hattu päässä. Suositukseni on, että jokainen idea käydään kerralla läpi, eli niistä etsitään parhaat puolet ja mahdolliset kehitettävät asiat, ennen seuraavaan siirtymistä.
5. Keskustelun jälkeen osallistujille jaetaan äänestyslipukkeet ja heitä pyydetään valitsemaan omasta mielestään parhaimmat ideat jatkoon. Äänestys tehdään punaisen hatun kanssa, eli luotetaan puhtaasti tunteeseen ja intuitioon. Päätöstään ei tarvitse selitellä ja valinta käy nopeasti.
6. Tämän jälkeen aloitetaan uusi kierros ja iteroidaan niin pitkään kuin aikaa riittää tai kaikki ovat tyytyväisiä syntyneisiin ideoihin.

Vaikka työpajalla on tarkka rakenne, niin sen pituutta voi säätää myös kesken työpajan vähentämällä esim. piirrettyjen ideoiden määrää. Yleensä työpajalle kannattaa varata ainakin kolme tuntia aikaa. Työpajan aikana huomaatte kyllä, että aika menee todella nopeasti.

Design studion jälkityöt

Workshopin tulokset kootaan esitykseksi, joka lähetetään kaikille työpajaan osallistuneille. Esitykseen kannattaa liittää kuvat kaikista idearyhmistä kommentteineen ja kuvat lopullisista ideoista. Kaikki työpajassa syntyneet ideat kannatta myös skannata ja arkistoida. Niistä voi olla apua myöhemmin projektin aikana tai kun aletaan miettiä, mihin suuntaan seuraavaksi ideaa lähdetään kehittämään.