Kansainvälinen virtuaalitapahtuma Raute RxEvent syntyi usean toimiston välisessä tiiviissä yhteistyössä. Kun roolitus on selvä ja briiffi hyvä, tulee helposti priimaa. Monen toimijan yhteisprojektit ovat Valveelle arkipäivää. 26.5. pidetyssä webinaarissamme avattiin keissiä ja yhteistyön osapuolia.
Raute RxEvent?
Rauten, Valveen, Wakeonen, Nitron, Crasmanin ja monen muun kumppanin yhteisprojekti Raute RxEvent järjestettiin toukokuussa virtuaalisena. Samalla lanseerattiin Rauten digitaalinen showroom.
Kun vaneriteollisuuden suurin vuotuinen tapahtuma Ligna koronatilanteen vuoksi peruuntui, Raute haistoi mahdollisuuden: se pystytti syntyneeseen tyhjiöön oman virtuaalitapahtumansa kootakseen toimialan yhteen.
Samalla Raute jalkautti visionsa tapahtuman ja showroomin avulla. ”Alan suurimman messun peruuntuessa haluttiin kohdata sidosryhmät, nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat sekä tuottaa myyntiliidejä”, Valveen tapahtumaliiketoimintayksikköä luotsaava Pauliina Kuokka summaa.
Tapahtuma oli Rautelle digitaalisen vuoden huipentuma. ”Kokonaisuus konkretisoi, miten edelläkävijyys näkyy tällaisen vuoden jälkeen”, Kuokka sanoo. ”Kun ollaan digitaalisessa maailmassa sisällä, haluttiin hyödyntää tilaisuus ja venyttää rajoja – tutkia mitä muuta digitaalinen kohtaaminen voi olla, kuin Teams-palavereita. Suunnittelu oli hyvin asiakaskeskeistä – jos asiakas ei pääse Lignaan, miten saadaan synnytettyä kokemus virtuaalisesti?”
Rautelle luotiin virtuaalitapahtuma, sisältöä eri kohderyhmille ja digitaalinen showroom, joka toimii alustana uusimpien tuotteiden ja palveluiden esittelylle sekä lisäosana nettisivuille. Showroom havainnollistaa tulevaisuuden vaneritehdasta, jossa ei ole ihmisiä eikä pölyä ja kaikki on dataohjattua.
”Rauten toive oli, ettei uusia järjestelmiä tarvitsisi ottaa käyttöön, joten toteutus integroitiin asiakkaan ympäristöön”, sanoo Wakeonen toimitusjohtaja Tommi Palvimo. Showroom jää elämään omaa elämäänsä tapahtuman jälkeenkin.
Monta toimijaa, enemmän resursseja
Hyvän tapahtuman vaatimaa monipuolista osaamista löytyy harvoin yhdestä osoitteesta. Silti asiakkaalle oli tärkeää, ettei kaikkeen tarvitsisi ottaa erillistä toimittajaa. Valve voittikin tapahtuman vastuulleen osin siksi, että tapahtumaosaamisen lisäksi sisaryhtiö Wakeonelta löytyi kyky toteuttaa showroom. ”Kirsikkana kakun päällä se, että myös HubSpot-osaajat löytyivät samasta talosta”, Rauten markkinointijohtaja Päivi Talonen kiittelee.
Kokonaisuuden valmisteluun ja toteutukseen oli aikaa vain noin puoli vuotta. Talosen mukaan millään yksittäisellä taholla ei olisi riittänyt käsipareja – Valveen ja Wakeonen lisäksi mukana oli yli kaksikymmentä ihmistä.
”Olimme hienosti aikataulussa, mikä on hyvän valmistelun ansiota”, Tommi Palvimo kehaisee. Myös asiakkaan antamalla hyvällä briiffilä on merkittävä roolinsa onnistumisessa. ”Halusimme mahdollisimman tehokkaan kombon. Olisi ollut turhaa perehdyttää uusia tekijöitä vanerinvalmistukseen yksityiskohtiin, joten sisällöt tulivat normaaleilta kumppaneiltamme. Tapahtuman järjestäjällä ei tarvitse olla syväosaamista tarjoomastamme,” Talonen sanoo.
Saumattomasti kimpassa
Tuulia Hakamäen vetämä Valveen tiimi vastasi tapahtumakokonaisuudesta: markkinoinnista, käsikirjoituksista, alustavalinnoista, HubSpotista ja integraatiosta showroomin ja eventin välillä. Aluksi oli ratkaistava, miten nivoa kokonaisuus yhteen ja saada kaikki osa-alueet hengittämään Nitron ja asiakkaan luomaa visiota.
”Tapahtuma on yksi tapa jalkauttaa visio. Se lähtee kohderyhmien tunnistamisesta ja kokemuspolun suunnittelusta. On myös huomioitava taloudellinen näkökulma: mitä digitaalinen investointi mahdollistaa verrattuna perinteisiin livetapahtumiin tai messuihin ja minkälaisia tuloksia voidaan saada”, Pauliina Kuokka sanoo.
Wakeone laati showroomin ja sen visuaalisen muodon. ”Asiakkaan kanssa mietittiin, millaisen kokemuksen kävijä voisi haluta. Kaikki yksityiskohdat onkin tarkkaan mietitty: ikkunoista kajastaa auringonnousu ja metsämaisema on siistirivistä viljeltyä metsää. Nyanssien kertominen tekstinä tai valokuvien kautta olisi työlästä”, Tommi Palvimo avaa.
Tapahtuman lavastuksessa hyödynnettiin showroomin visualiikkaa ja asiakaspolut molempiin suuntiin tuli suunnitella tarkasti. ”Jos asiakas olisi shoppaillut showroomin, studiotuotannot ja tapahtuman eri tekijöiltä, olisi se saanut kasan eri projekteja, jotka eivät olisi olleet sukunäköisiä eikä käyttökokemus olisi sujuva”, Palvimo kertoo: ”Nyt työtä tehtiin läheisessä yhteistyössä. Avoimesti keskusteltiin kaikki läpi ja asiakas sai varhaisessa vaiheessa tuntea, että homma on hallussa.”
Tyytyväisiä kumppaneita
Teknisenä partnerina oli Crasman, jonka luomaan ympäristöön showroom istutettiin – ympäristöön, jolla Raute.com on, joten se on asiakkaalle tuttu, kuten tekijänsäkin. ”Toimimme teknisenä toteuttajana ja konsulttina. Showroomin analytiikka on meidän käsialaamme”, Crasmanin Account Manager Sakke Somerma kertoo.
Somerman mukaan yhteistyö Valveen ja Wakeonin kanssa on mennyt hyvin, Teams-chatti on ollut vilkkaassa käytössä ja kehittäjien välillä vallinnut aktiivinen yhteys. ”Kun kilpailemme monissa asioissa, ei täysi avoimuus ole itsestään selvää, mutta tässä projektissa on puhuttu suoraan ja pelattu avoimilla korteilla”, Somerma kiittelee.
Myös konseptoinnista ja brändäyksestä vastanneen Nitron vastaava tuottaja Marika Tulivuori on hyvin tyytyväinen projektiin. Hänen mukaansa hyvän yhteistyön tunnistaa siitä, että toteutukseen ei ole tarvinnut puuttua: ”Ei ole ollut tarvetta kriisipalavereille. Asiakasta on palveltu yhdessä, kukin omalta osaamisalueeltaan käsin. Tällaisella yhteistyömallilla tilaaja saa parhaan mahdollisen lopputuloksen ja parasta vastinetta investoinnilleen.”
Valveen Tuulia Hakamäki tähdentää, että olennaisin rooli on kuitenkin asiakkaalla: ”Kaiken kokoava linkki oli Rauten projektipäällikkö Ville Nikunen, joka piti huolta yhteisestä näkemyksestä ja budjeteista. Hän yhdisti meitä tekijöitä ja häneltä tuli aina nopeita päätöksiä.”
Yhteistarjoukset tavallisia
Monen toimijan yhteistyö on tuttua Nitrolle. ”Yhteistarjoukset ovat tätä päivää. Se, mikä on asiakkaalle parasta, on kumppaneillekin hedelmällisintä. Kilpailu ja härkäpäinen taistelu sataa yleensä kilpailijan laariin”, Tulivuori summaa.
”Harvoin nykyään on sellaista keissiä, että olisi vain yksi toimittaja. Nykyään enemmän ja enemmän työt tapahtuvat yhteistöinä”, pohtii Somerma. Projektin hajauttaminen on asiakkaankin kannalta järkevintä ja turvallista.
”Kaikkien kanssa työ onnistui, kun vastuut ja rajat oli tarkoin määritelty, muttei siiloja kuitenkaan päästetty syntymään”, sanoo Tommi Palvimo. ”Me teemme pääasiallisesti aina monitoimijaprojekteja, joissa toimiva yhteistyö on elinehto. Muut toimistot eivät silloin ole kilpailijoita, vaan kumppaneita – jokaisella on oma roolinsa tekemisessä.”
Miten meni?
Entä saavutettiinko haluttuja tuloksia – tekikö tapahtuma sen, mitä siltä odotettiin?
”Yhteistyö toimi ja kävijämäärät ylittivät tavoitteemme”, Valveen projektijohtaja Tuulia Hakamäki iloitsee.
Tarkkoja tuloksia tarjoillaan Valveen webinaarissa, jossa kuullaan myös konkreettisia vinkkejä siitä, miten luoda kansainvälisen tason virtuaalitapahtuma sekä digitaalinen showroom.
