Jokainen organisaatio hyötyy ainakin joskus median kiinnostuksesta tekemiseensä. Ansaittua mediatilaa himoitaan, mutta samalla virheiden pelko saa monet asiantuntijat ja johtajatkin karttamaan toimittajia. Pienellä valmistautumisella ja harjoittelulla mediakohtaamiset alkavat kuitenkin sujua ja tuottaa hyvää omalle organisaatiolle; hyvä mediavalmennus voi pudottaa peikon kerralla harteilta.
Vaikka toisin usein ajatellaan, median yhteydenotot yrityksiin ja organisaatioihin ovat huomattavasti useammin positiivisia ja neutraaleja kuin skandaalinhakuisia. Julkisuus yleensä edistää organisaation tavoitteita, ja ansaittu media on eräs arvokkaimmista markkinointimixin osista, koska siihen ei tarvitse suoraan laittaa euroja ja viestin hyväksyttävyys ja samalla teho on maksettua myynninedistämistä parempi.
Nykyinen mediamaisema ja somen nousu ovat kuitenkin muuttaneet tiedonvälitystä sekä journalismin kuvaa. Kun jokainen voi luoda oman mediansa ja kaikki perinteisetkin mediat kilpailevat klikkiotsikoilla ja somesisällöillä, eri asiat ja aiheet saavat helposti kohtuuttomiakin mittasuhteita. Se voi pelottaa varsinkin kokematonta lausunnonantajaa.
Median ottaessa yllättäen yhteyttä huonot toimintatavat, asioiden kierteleminen tai jopa totuudesta lipsuminen aiheuttavat pahimmillaan sen, että oikea ja arvokas tieto voi korvautua organisaation kannalta kielteisemmällä sisällöllä, jonka määrittää ja muotoilee joku muu.
Hyvä juttu syntyy yhteistyöllä
Mediasuhteiden kehittäminen ja hyödyntäminen ei suinkaan aina ole vain kriisin välttämistä tai selvittämistä. Hyvällä yhteistyöllä toimittajien ja eri tiedotusvälineiden kanssa voidaan rakentaa myönteistä mielikuvaa organisaatiosta, sen toiminnasta ja brändistä. Lisäksi ansaittu mediatila seuraa yleensä hyvää tiedotus- ja mediasuhdetoimintaa, hyvän tuotteen tai palvelun lisäksi.
Toimittajien ja tiedotusvälineiden kanssa toimimisessakin todellinen varmuus syntyy kokemuksen kautta. Kohtaamisiin kuitenkin on helppoa määrittää muutama nyrkkisääntö, joita noudattamalla yhteistyö yleensä sujuu hyvin.
- Mieti valmiiksi, mitkä ovat pääviestisi (1–3) – ja miten ilmaiset ne selkeästi. Nämä asiat toimittajan tulisi poimia haastattelusta, ja ne olisi hyvä myös jutun lukijalle tai kuulijalle jäädä mieleen.
- Miten teet sanomastasi mielenkiintoisen; mitä valaisevia esimerkkejä tai vertauksia voit käyttää, tai mihin laajempaan kokonaisuuteen asian voit yhdistää. Muista, että kohteesi ei lopulta ole se toimittaja vaan hänen yleisönsä, ja sinä voit auttaa toimittajaa kertomaan asian heille.
- Miten voit auttaa toimittajaa? Journalistien määrää toimituksissa on vähennetty rajusti, ja heillä on juttujen tekoon koko ajan vähemmän aikaa. Siksi hyvät sitaatit, valmiit infograafit ja kuvat tai linkit lisälähteisiin helpottavat toimittajaa työssään.
Positiivisella mielellä kannattaa varautua myös niihin yhteydenottoihin, joissa toimittajalla on vahvistettavanaan organisaation kannalta kielteinen tieto tai journalistin ennakkoasenne on hyvinkin kriittinen. Tällöinkin sovinnollinen ja yhteistyöhaluinen asenne on paras tapa pienentää omaa mainehaittaa sekä oikoa vääriä oletuksia.
- Älä koskaan valehtele. Siitä jää nykyään aina kiinni, ja lopputulos on varmuudella huonompi kuin ikävänkin totuuden kertominen. Lisäksi tulevat mediakohtaamiset ovat vaikeampia, kun valehtelijan leima jää otsaan.
- Pidä sovittu linja. Vastaa vain siihen, mihin sinulla on valtuudet. Kriisiviestinnässä organisaatioilla on tarkatkin toimintaohjeet, mutta myös muulloin kannattaa miettiä, mitkä asiat eivät kuulu itselle kommentoitavaksi. Vastaamiseen voi yleensä ostaa lisäaikaa tai siirtää kysymyksen jollekin muulle.
- Älä arvostele tai vähättele toimittajaa. Hän on oman työnsä ammattilainen, kuten sinä omasi. Vaikka journalistin asenne olisi kärkäs tai väitteet palturia, hän kuitenkin päättää mitä juttuun lopulta kirjoitetaan. Ristiriitatilanteessakin molempien tavoite on hyvä artikkeli, ja se ei synny riitelemällä.
Voittajat harjoittelevat hyvin
Toimittajien kohtaaminen, haastattelut tai lausuntojen antaminen eivät joillekin kerta kaikkiaan sovi. Tätäkin tekemistä voi kuitenkin parantaa paljon harjoittelemalla ja valmistautumalla. Mediavalmennuksessa kokemattomallekin voidaan tarjota hyvä peruspaketti teoriaa ja toimintatapoja, joiden kautta vähintään pahimmat sudenkuopat haastattelutilanteissa on helppo välttää. Olennainen osa mediakohtaamisten teoriaa on myös haastattelijan ja haastateltavan oikeuksien tunteminen sillä tarkkuudella, että osaa oikealla tavalla pyytää ja käyttää tarkistusoikeuttaan.
Ennen kaikkea valmennuksessa tarjoutuu turvallinen tilanne harjoitella haastattelutilanteita ja saada suoriutumisesta palautetta. Simuloidunkin tilanteen läpikäyminen antaa varmuutta oikeisiin haastattelutilanteisiin ja jättää teorian vielä paremmin muistiin.
Toimittajan yhteydenotto ei katso aikaa eikä paikkaa, ja toisaalta mediasuhteita voi aktiivisesti alkaa rakentaa vaikka huomenna. Siksi mediavalmennus osaavan kumppanin kanssa on aina ajankohtainen asia, keskustellaan lisää!
Ota yhteyttä:
Olli Ristimäki
Senior Communications Consultant
+358 40 522 6370
olli.ristimaki@valve.fi
