Valveen webinaari tuloksellisista B2B-tapahtumista keräsi koko joukon kiinnostuneita striimin äärelle. Growth Marketing Strategist Jack Tarvajärvi isännöi Valveen asiantuntijoita, Head of Events Jukka Kosusta ja markkinointistrategi Markus Valtosta, jotka kertoivat, miten tehdään tuloksellisia B2B-tapahtumia.
Lue tästä webinaarin tärkeimmät vinkit onnistuneen tapahtuman rakentamiseen!
Miten syntyy hyvä suunnitelma tapahtumamarkkinoinnille?
Kirkasta tavoite
Kirkasta aluksi tapahtuman tavoite: miksi se järjestetään ja mitä sillä tavoitellaan. Tavoitteita on hyvä edelleen palastella osatavoitteisiin, kuten asiakkaiden tavoittamiseen, sitouttamiseen ja jopa mahdollisiin kauppoihin asti. Tapahtuman rooli myös vaikuttaa tavoitteen asettamiseen: onko se suunnattu nykyisille vai tuleville asiakkaille. Kun tavoite on selkeä, se toimii tekemisen punaisena lankana.
Anna arvolupaus
Asiakastasi kiinnostaa ensisijaisesti se, miten hän saisi ratkaistua omat haasteensa ja tavoitteensa työssään ja näin parannettua omaan arkeaan. Siksi on hyvä katsoa maailmaa asiakkaan linssien läpi. Anna asiakkaallesi lupaus siitä, että tapahtumasi on jo itsessään niin kiinnostava, että siihen kannattaa osallistua. Osallistujien tulee saada konkreettista hyötyä tapahtumasta – eli sinun pitää oikeasti tarjota ratkaisuja huolenaiheisiin.
Tuo tapahtuman arvolupaus esille jo ennakkomarkkinoinnissa. Kysy lisää kutsuprosessin aikana eri kohtaamispisteillä, mitkä asiat huolettavat ja kiinnostavat asiakasta. Samalla osallistat ja saat aikaan juuri asiakkaittesi näköisen tapahtuman.
Kytke tapahtuma tärkeäksi osaksi markkinoinnin ja myynnin vuosisuunnitelmaa
Tapahtuman pitää olla luonnollinen ja merkittävä osa markkinointia ja myyntiä. Siksi pitääkin miettiä, miten tapahtuman vaikuttavuutta voisi lisätä vahvemmin ennen tilaisuutta ja sen jälkeen. Kannattaa hyödyntää mahdollisuus ja kytkeä tapahtuma sisältöineen monipuolisemmin tukemaan koko vuosisuunnitelman toteutumista.
Miten tapahtuma tehdään?
Kun tavoitteet ja kohderyhmä ovat kirkkaina mielessä, voidaan alkaa suunnitella, mitä tehdään ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Jukka Kosunen noudattaa suunnittelussa viiden askeleen ohjelmaa:
- Suunnittele ennakkomarkkinointi
Ennakkomarkkinoinnissa pitää miettiä, miten kohderyhmää osallistetaan sen aikana ja houkutellaan osallistumaan. Mitkä ovat ne kohdat, joissa asiakas tavoitetaan ja millaisessa vuorovaikutuksessa hänen kanssaan ollaan.
- Tee rekisteröinnistä helppoa
Tapahtumaan ilmoittautumisen pitää sujua helposti. Se on myös hyvä hetki saada lisää tietoa siitä, mistä asiakkaat ovat kiinnostuneita ja mitä he toivovat tapahtuman sisällöltä. Heille voi myös tarjota mahdollisuutta osallistua työpajoihin tai tapaamisiin tapahtuman aikana.
- Hyödynnä tapahtumaa edeltävä viestintä
Rekisteröinnin jälkeen osallistujia kannattaa sitouttaa tapahtumaan jakamalla kohdennettua sisältöä ja materiaalia ilmoittautumisessa saadun datan pohjalta. Tässä vaiheessa on mahdollista lähettää vielä tapahtuman sisältöön liittyvä asiakaskysely sekä tapahtuman muistutusviestit.
- Luo innostava tapahtuma
Luo inspiroiva ja motivoiva tapahtuma, joka tarjoaa asiakkaan ajankäytölle todellista hyötyä vaikkapa koulutuksellisella sisällöllä ja jättää positiivisen tunteen. Tapahtumassa voi esimerkiksi tarjota lisätietoja jo paikan päällä mobiilisti tai mahdollisuutta osallistua round table -keskustelutilaisuuksiin tapahtuman jälkeen. Siksi onkin järkevää jo tapahtuman aikana tarjota erilaisia jälkitoimenpiteitä.
- Muista tapahtuman jälkimarkkinointi
Tapahtuman jälkeen asiakasta kiitetään osallistumisesta ja laitetaan osallistujakysely matkaan. Lisäksi tapahtuman aikana sovitut palaverit ja muut tapaamiset järjestetään. On myös hyvä tutkia, miten tapahtuman mainoskampanja onnistui eri kanavissa ja kuinka aktiivinen yleisö oli tapahtuman aikana. Näistä saa oppia tuleviin tilaisuuksiin.
Ja muista: jaa tapahtuman kohokohdat sosiaalisessa mediassa, uutiskirjeissä ja web-sivuilla.
Mistä sitten tunnistaa onnistuneen tapahtuman?
Resepti on hyvin selkeä ja yksinkertainen. Hyvä tapahtuma syntyy kirkkaasta tavoitteesta, mietitystä kohderyhmästä ja heille tärkeästä sisällöstä, toimivista järjestelyistä sekä tietysti juuri oikeanlaisesta tunnelmasta. Kun tapahtuma ylittää odotukset niin osallistujan kuin järjestävän tahon näkövinkkelistä, se on onnistunut.
Osallistuja kokee tapahtuman onnistuneeksi, jos se on ollut inspiroiva, opettavainen ja hän on saanut uutta tietoa kotiin vietäväksi. Lisäksi hänelle on jäänyt mieleenpainuvalla tavalla kutkuttava muistijälki tilaisuudesta. Siitä tietää, että tarjolla on ollut aitoa vuorovaikutteista toimintaa ja osallistuja on päässyt myös vaikuttamaan ja juttelemaan muiden kanssa, vaikkapa alan haasteista. Hänellä on ollut ehkä myös mahdollisuus kuulla lisää kiinnostavista aiheista jo tapahtuman aikana tai hän on voinut varata ajan myöhemmälle keskustelulle.
Tapahtuman järjestäjä on puolestaan tyytyväinen tilaisuuteen, kun se on ylittänyt sille asetetut tavoitteet ja se on poikinut konkreettisia jatkotoimenpiteitä, kuten tapaamisia tai uusia liidejä. Onnistuneesta tilaisuudesta kertoo myös se, että tapahtumasta saadaan paljon erilaista sisältöä hyödynnettäväksi jälkimarkkinoinnin tarpeisiin. Esimerkiksi videoista voidaan nostaa parhaita paloja eri kanaviin ja mainostaa niitä avainkohderyhmälle, myös niille, jotka eivät päässet osallistumaan. Sisältöjen vaikuttavuutta kannattaakin hyödyntää laajasti kohdennettuna eri kanaviin.
