Organisaation projekteja ohjaa yleensä päämäärä ja tavoite, joiden saavuttamiseksi mietitään paljon asioita ja toimenpiteitä. Myös lopputuloksesta viestiminen voi olla hyvin huomioitu ja suunniteltu, mutta projektin aikainen viestintä jää sattuman varaan. Näin siltikin, että suunniteltu, organisoitu ja myös mitattu projektiviestintä voi olla tärkeimpiä työkaluja tavoitteeseen pääsemiseksi.
Hankkeella käsitetään yleensä selkeitä, aikaan sidottuja projekteja, joilla on oma budjettinsa, organisaationsa ja raportointivastuunsa. Yleisimmin hankkeiden lopputuloksena syntyy infraa tai muuta kouriintuntuvaa. Aivan samat puitteet ovat monissa sisäisen kehittämisen tai jatkuvan parantamisen projekteissa, mutta silti viestintää ei välttämättä mietitä järjestelmällisesti ja tavoitteellisesti, kuten hankeviestinnälle on tyypillistä. Hankeviestinnän mallit saattavat tuntua kankeilta, mutta ne ovat sovellettuina erittäin käyttökelpoisia monenlaisten projektien viestinnän organisointiin. Samalla varmistetaan myös tavoitteiden toteutuminen.
Paremmin organisoitu projektiviestintä voisi auttaa projekteissasi, ja siihen voi ottaa mallia hankeviestinnän hyvin toimivista käytännöistä. Yksi tärkeimmistä opeista on varmasti roolitus: hankeviestinnässä on lähtökohtaisesti mukana joka organisaation oma viestintä tai ulkopuolinen viestintäkumppani.
Miksi siis viestintä ei olisi tärkeä osa projekteja? Jokainen projektitiimin jäsen on oman alansa paras osaaja, mutta viestinnän hoitaa todennäköisesti parhaiten ammattiviestijä. Silti hänet usein unohdetaan kokoonpanosta. Tämä on syytä korjata!
Seuraavassa on muutama muukin pohdinta hyvän projektiviestinnän mahdollisuuksista, jotka toistaiseksi ovat ehkä jääneet huomioimatta.
Hyvä projektiviestintä säästää aikaa
Perinteisessä hankeviestinnässä tunnistetaan yleensä melko hyvin jo etukäteen hankkeen osapuolet, vastuut ja aikataulut, joiden varaan viestintä voidaan etukäteen suunnitella. Monissa muissa projekteissa tällaista tietoa ei välttämättä määritellä, ja siksi matkan varrella aikaa kuluu paljon kyselemiseen, palaveeraamiseen, pähkäilyyn ja lopulta myös palaamiseen takaisin lähtöruutuun. Jo hankkeen alusta lähtien kannattaa sopia viestinnän käytännöistä, aikatauluista sekä vastuista: ne selkeyttävät asioiden juoksua, myös matkan varrella.
Hyvä projektiviestintä tuottaa tietoa
Hyvässä projektiviestinnässä mietitään hankeviestinnän tapaan jo etukäteen keneen tai mihin ryhmiin projekti vaikuttaa, ja millaista tietoa he tarvitsevat projektin eri vaiheissa. Tiedon jakaminen mahdollisimman avoimesti ja havainnollisesti tuottaa yleensä projektille myös arvokasta palautetta. Se auttaa kehittämään ja parantamaan projektia myös matkan varrella.
Kaikki ei kuulu kaikille, varsinkaan projektin ollessa kesken. Viestintään kannattaa kuitenkin suhtautua avoimesti, koska tietoa jakamalla saatava palaute voi olennaisesti parantaa lopputulosta ja tuoda aikaisessa vaiheessa esiin sellaisia seikkoja, joiden korjaaminen myöhemmin voi olla kallista ja vaikeaa.
Hyvä projektiviestintä sitouttaa lopputulokseen
Vaikka projektin tavoitteet ja lopputulos voivat tuntua tärkeimmiltä asioilta, myös itse matka on useimmiten merkityksellinen, päämäärän lisäksi. Sekä oman henkilöstön että ulkopuolisten sidosryhmien halutaan aina olevan sitoutuneita lopputulokseen. Se tapahtuu harvoin parhaiten vain kertomalla siitä, mitä joku muu on saanut aikaan. Päinvastoin huono viestintä projektin aikana ja tiedon pihtaaminen jakamisen sijaan voivat aiheuttaa jopa vastarintaa hyvällekin lopputulokselle.
Suunniteltu ja hankeviestinnän tapaan hyvin strukturoitu viestintä markkinoi tavoitetta jo matkan varrella ja osallistaa myös projektitiimiä.
Hyvä projektiviestintä parantaa lopputuloksen vaikuttavuutta
Projektin tuotos voi olla kaupallinen tai toiminnallinen, mutta yleensä sillä tavoitellaan positiivista kehitystä organisaation tavoitteiden saavuttamiseen. Hankeviestinnän yksi keskeisimmistä tavoitteista on yleensä rakentaa toimijoiden positiivista imagoa kohderyhmien keskuudessa. Sama toteutuu hyvällä projektiviestinnällä. Lopputuloksesta saadaan useimmiten enemmän irti, kun myös itse tekemisestä on kerrottu ja lopputuloksella on identiteetti jo ennen valmistumista.
Hankeviestinnän rakenteissa kohderyhmäanalyysi tehdään tarkasti. Sama toimintatapa kannattaa juurruttaa myös projektiviestintään. Projektin sisäinen tiedonvälitys on tärkeää, mutta itse tekijöiden työllä on vielä enemmän merkitystä ja vaikuttavuutta, kun siitä kerrotaan mahdollisimman laajasti.
Projektiviestinnän mittaaminen ja arviointi tuottaa entistä parempia projekteja
Kun jokin on määritelty, sitä voi myös arvioida. Projektien reflektointi ja arviointi myös muuten kuin vain lopputuloksen osalta, on tie tehokkaampiin projekteihin. Myös viestintä kehittyy arvioimalla sen sujumista suhteessa suunnitelmiin ja asetettuihin tavoitteisiin.
Edellä on esitetty viestinnän hyötyjä projekteille, ja niitä voidaan kasvattaa löytämällä projektiviestinnän kehityskohteet. Ennen sitä viestinnän pitää vain olla suunniteltua, tavoitteellista ja hyvin resursoitua. Muun muassa infra-alalla hankeviestinnän ulkoistaminen on arkipäivää. Hankkeen osapuolet keskittyvät omaan ydinosaamiseensa ja antavat viestinnän hoidettavaksi alan ammattilaisille. Sama resepti toimii myös niin isoissa kuin pienissäkin projekteissa. Lisäksi sisäisten prosessien kehittämisessä kumppani voi tarjota rahanarvoista tukea.
Jos jokin jutussa kolahti, niin jutellaan lisää. Parempi viestintä on meidän kaikkien tavoitteena!
Olli Ristimäki
Client Director
+358 40 522 6370
olli.ristimaki@valve.fi
