Olen usein törmännyt siihen, että ihmisiä pelottaa tuoda itseään esiin erilaisissa artikkeleissa ja jutuissa, puhumattakaan siitä, että itse aktiivisesti osallistuisi kirjoittamaan tai puhumaan. Yhä useammin tämä toimii modernin organisaatioviestinnän jarruna, jossa tiedon pitää tulla oikeilta ihmisiltä, jotta se olisi aidosti ihmisläheistä ja luotettavaa.
Ei se helppoa ole
Ei ole helppoa motivoida viestintäosaston ulkopuolisia ihmisiä osallistumaan viestintään. Heitä askarruttaa usein kuitenkin samat kysymykset, joihin onneksi löytyy vastauksia, kunhan ne vain ymmärtää tuoda esille.
Asiantuntijoiden, johtajien ja työntekijöiden innostaminen vaatii herkkää korvaa. Kuuntelemalla tarkasti, mitä projektipäällikkö tai johtava lakimies kertoo, rivien välistä löytyy usein samat haasteet. On helpompi piiloutua sääntöjen ja ammattikielen taakse, kuin oikeasti kohdata ihmisten ongelmat. Tai sitten ei vain osata muotoilla asiaa oikealla tavalla.
Useimmat ihmiset kuitenkin tykkäävät kertoa siitä mikä heille on tärkeää ja mikä innostaa omassa työssään. Tämä on se näkökulma, jota tulee vahvistaa silloin, kun halutaan lisätä viestintään osallistumista. Ja näin se onnistuu:
En halua sanoa mitään, mikä voi vaarantaa työpaikkani
Yksi keskeinen pelko monella on, että sanoo jotain, joka on ”ristiriidassa firman politiikan kanssa” ja ”sitten siitä tulee sanomista”. Käytännössä kuitenkin omasta työstään ja kokemuksistaan kertominen harvoin haavoittaa yritystä tai organisaatiota, päinvastoin se antaa niistä inhimillisen kuvan ja tuo positiivista näkyvyyttä niin asiakkaiden parissa kuin työnantajamarkkinoilla.
Ohjeet kannattaa pitää yksinkertaisina. Pääsääntöisesti ne ovat nämä kolme: älä puhu rahasta ja älä mainitse nimiä tai puhu ihmisistä tunnistettavasti, jos et ole kysynyt lupaa. Kolmas on hieman hankalampi, mutta sekin voidaan kiteyttää niin, että jos sinulle tulee kutina, että onkohan tästä kertominen ok, varmista että se ei ole luottamuksellista tietoa. Näitä tosin on todella harvoin. Muistan itse tuoreena viestijänä Neste Chemicalsilla kyselleeni vanhemmalta kollegaltani, miten voin valmistautua tulevaan, jos en tiedä sitä. Älä huoli, esimieheni sanoi, kyllä sinulle sitten kerrotaan, kun sinun tarvitsee tietää. Tämä ohjenuora on tehnyt elämästäni viestijänä valtavasti helpompaa. Ja luota minuun, tiedät kyllä sitten, kun sinulle on kerrottu luottamuksellista tietoa.
Miten paljon voin kertoa itsestäni?
Mieti, että jos kertoisit saman jutun ystävällesi, miten kertoisit sen? Kertomuksessa olisi varmaan mukana jotain henkilökohtaisia yksityiskohtia tai tarinaa värittäviä osia. Ota näistä mukaan ne, jotka tuntuvat tärkeiltä ja luontevilta. Sellaisia, jotka innostaisivat ystäväsikin lukemaan tai katsomaan tarinan.
Aiemmin tänä keväänä yhden asiakkaan somessa heräsi yksityiskeskustelu, jossa äiti oli huolissaan siitä, että koululaisten turvallisia kulkureittejä ei oltu merkitty tarpeeksi hyvin. Kävimme parin viestin verran keskustelua aiheesta, kunnes kertasin toimintatavat kolmatta kertaa ja totesin, että ”näin ohjeistaa reitistä vastuussa oleva esimies, joka on ensimmäistä kesää mopoilevan nuoren vanhempi”. Tämä vakuutti myös huolestuneen äidin. Henkilökohtaisen näkökulman jakaminen auttaa siis usein vastaanottajaa ymmärtämään asiat ja suhteuttamaan ne omaan elämään.
Puhunko oikeista asioista?
Luultavasti kyllä ja ihan varmasti, jos ne ovat sinulle tärkeitä. Jos haluat, voit paneutua vaikka alan uusimpiin raportteihin ja katsoa, sivuaako aiheesi niitä. Mikäli olet huolestunut siitä, onko sinulla mitään uniikkia sanottavaa, niin muista, että toistaminen on myös ihan ok. Yrityksen tai organisaation asioita saakin toistaa, sillä ei seuraajat välttämättä tiedä niitä tai edes ymmärrä mitä on yritetty kertoa, ennen kuin lukevat henkilökohtaisemman näkökulman niistä.
Yksi sääntö yli kaiken
Kaikkeen tähän liittyy kuitenkin yksi ainoa tärkeä sääntö. Kerro selkeästi ja avoimesti – älä oleta, että lukija lukee ”rivien välistä”. Esimerkit ovat tähän ihan järjettömän hyviä, sillä ne konkretisoivat sen, mitä yrität kertoa ja luovat kosketuspintoja lukijoiden omaan elämään.
Mitä on hyvä viestintä vuonna 2021 -webinaari
Webinaarissa kerron, miten hyvää viestintää rakennetaan strategisesti niin julkisen puolen kuin yritysten viestinnässä – jotta suvaitsevaisuus, innostus ja ymmärrys kasvaisi siellä missä pitää. Käyn myös läpi tuoreesta viestintäkyselystä nousseita, vuoden 2021 viestinnän trendejä.
Webinaarin vieraana on Peab:in viestintäpäällikkö Pauliina Pykälä, joka on luotsannut henkilöstöä muutoksesta toiseen, kertoo, miten se tehdään hyvällä tavalla.
Katso webinaarin tallenne tästä:
