Viestinnän nopeasti muuttuva toimintaympäristö antaa sysäyksen päivittää myös infra- ja rakennushankkeiden viestintää. Miten näissä hankkeissa voisi viestiä paremmin yhä pirstaloituvammalle yleisölle perinteisten viestintätapojen rinnalla? Tämän äärelle kannattaa hetkeksi pysähtyä.
Strateginen, suunnitelmallinen viestintä on tärkeä ja välttämätön osa minkä tahansa merkittävän hankkeen onnistumista. Sen tulee olla ajankohtaista, avointa ja vuorovaikutteista sekä hyvin resurssoitua. Hyvin hoidettu viestintä mahdollistaa hankkeen osapuolten yhteistoiminnan ja lisää ymmärrystä hankkeen tavoitteista ja hyödyistä, luoden samalla myönteistä julkikuvaa organisaatiosta suuremmallekin yleisölle. Yksi tärkeimmistä tehtävistä on rakentaa luottamusta hanketta kohtaan, ja se on helpompaa, kun pohjalla on hankkeen toimijoiden hyvä maine.
Hankeviestinnän kehittäminen on jatkuva prosessi, ja jokainen hanke on omanlaisensa. Säännöllinen kehittäminen auttaa parantamaan tiedonkulkua, osallistumista ja yleisön sitoutumista. Rohkeus viestiä toisin herättää mielenkiintoa hanketta kohtaan ja lisää useimmiten viestinnän seuraamista. Kuitenkin perinteisemmät tavat kannattaa pitää mukana ja lisätä siihen sopivasti mausteita uusilla tavoilla.
Pussillinen vanhaa ja jotakin uutta
Sopivat viestintätavat valikoituvat luonnollisesti kullekin hankkeelle sen luonteen ja kohderyhmän mukaan. Olemme listanneet avuksesi hyväksi todettuja, monessa liemessä testattuja viestintätapoja tehdä suunnitelmallista ja onnistunutta hankeviestintää sekä lisänneet mukaan myös muutamia uusia ideoita inspiroimaan sinua.
- Laadi mitattavat tavoitteet ja sovi sujuvat toimintatavat. Hankkeen viestintä lähtee liikkeelle tavoitteista, mutta toisinaan se ei ole yksiselitteisen selkeää. Siksi on hyvä määritellä huolella tavoitteet ja mittarit, jotka todentavat, mitä hyötyä toimenpiteistä on ollut. Data-analytiikka kertoo viestinnän tehokkuudesta ja myös siitä, mikä toimi hankkeen alussa, mutta ei välttämättä enää jatkossa. Jos joku ei toimi, on aika tehdä toisin.
Sujuvat toimintatavat antavat raamit viestinnän tekemiselle. Mitä enemmän osapuolia hankkeessa on, sitä tärkeämpää on sopia toimintatavoista ja vastuista: kuka päättää mistäkin, ja mikä työ kellekin kuuluu. Jouheva tiedonkulku hankkeen osapuolten kesken on edellytys tavoitteiden saavuttamiselle. Hyvä sisäinen viestintä luo myös pohjan kaikelle ulkoiselle viestinnnälle. - Tunne kohderyhmäsi ja arvosta sitä. Kohderyhmän sekä heidän tarpeidensa tunteminen ja arvostaminen on ensiarvoisen tärkeää: mistä heidät tavoittaa, millaiset viestit heitä puhuttelevat ja mistä he ovat kiinnostuneita – ja erityisesti, millä kielellä heitä palvellaan. Kaksikielisyys on useissa hankkeissa onnistumisen kannalta tärkeää. Olemme sen käytännössä todenneet.
Kohderyhmien kohtaaminen on moninaista ja monikanavaista. Asukasviestinnässä joku voi innostua asukastapaamisesta paikan päällä, toinen suosii puolestaan some-live-lähetyksiä haastatteluineen. Joku taas ei ole verkossa ollenkaan, vaan arvostaa kirjettä kotiin. Myös hankeviestinnän teemat ovat usein todella moninaiset. Ja aiheetkin ovat erilaisia: toisia kiinnostaa pelkästään ajankohtaiset järjestelyt, toisia taas vastuullisuus, kierrätys tai vaikka uhanalaisten kuoriaisten suojelu hankkeessa. Siksi yhtä tärkeää on nopea ja tarkka ajankohtaisviestintä kuin syvällinen taustoittaminen. - Kokeile rohkeasti uusia kanavia ja keinoja. Viestintä muuttuu koko ajan yhä kohderyhmälähtöisemmäksi ja räätälöidymmäksi, eikä hankeviestintää voi, tai sitä ei ole syytä tehdä irrallaan ihmisten muuten käyttämästä viestintäympäristöstä. Hankkeen verkkosivusto, uutiskirjeet, tiedotteet ja Facebook ovat ilmeisiä kanavia, mutta entäpä vaikka TikTok? Tiktokin voima on yllättävä, kun sitä käytetään alustan ehdoilla.
Myös virtuaalitodellisuus tai lisätty todellisuus voi antaa aivan uuden ulottuvuuden hankkeesta kertomiseen ja murtaa turhia ennakkoluuloja. Pelilliset elementit ja kyselyt voivat puolestaan houkutella uutta yleisöä kiinnostumaan ja siten seuraamaan hanketta. Jos hanke on laaja ja pitkäkestoinen, eli resursseja viestinnän kehittämiseen löytyy, interaktiiviset verkkosivustot eri ominaisuuksilla tai hankkeeseen liittyvät podcastit voivat innostaa tutustumaan hankkeeseen.
Tärkeintä on olla läsnä kohderyhmien kanavissa rakentamassa vuorovaikutusta ja luottamusta – ja kokeilla sopivalla panoksella eri vaihtoehtoja. - Havainnollista visuaalisin elementein. Visuaalisella viestinnällä on tärkeä merkitys hankkeesta kertomiseen. Kuvat, grafiikat, animaatiot, videot ja kartat selkeyttävät monimutkaisia asioita ja luovat kiinnostusta. Saavutettavuus on myös osa visuaalisuutta. Monia mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää luovasti hankkeen eri vaiheissa, esimerkiksi kertoen videon keinoin, miten suunnitelmasta syntyy uusi rakennettu ympäristö, tai animoimalla väliaikaisjärjestelyjen uudet reitit.
- Vuorovaikuta ja luo positiivista virettä. Mistä hankeviestinnästä oikein on kysymys? Pohjimmiltaan siis luottamuksen synnyttämisestä eri osapuolten kesken. Suunniteltu ja säännöllinen vuorovaikutus kohderyhmien kanssa on olennainen osa hankeviestintää. Kannusta hankkeen osapuolia avoimeen keskusteluun ja vuorovaikutukseen yleisönsä ja kumppanien kanssa. Positiivisuus ja innostuneisuus tekevät viestinnästä houkuttelevaa ja kiinnostavaa ja ampuvat alas turhat epäluulot. Lisäksi jopa niin yksinkertainen asia kuin henkilöiden ja kasvojen esiin nostaminen hankeviestinnässä on totutusta poikkeavaa ja siksi hankkeesta kannattaa etsiä heittäytyjät ja kutsua heidät avuksi viestinnän uudistamisessa.
Jos pohdit, mihin tarttuisit ensimmäisenä, niin lähde liikkeelle vaikkapa ennakkoluulottomasta ja uutta etsivästä viestintäsuunnitelmasta. Tarvittaessa voimme auttaa sinua sen luonnissa.
Kiinnostuitko, miten voisit päivittää hankeviestintäsi uudelle tasolle perinteitä unohtamatta? Ota yhteyttä Olliin, niin kerromme sinulle mielellämme lisää miten!
Olli Ristimäki
Client Director
+358 40 522 6370
olli.ristimaki@valve.fi
Ps. Tutustu, miten yhden asiakkaamme avoin viestintä hankalasta aiheesta sai asukkaat puolelleen: https://www.valve.fi/tyot/vaylavirasto-avoinviestinta
