A) Ennen kuin teet mitään muuta, määrittele tavoitteet
Määrittele tapahtumallesi konkreettiset tavoitteet ja mittarit. Mitä tapahtumalla halutaan saavuttaa ja millä tavoilla tapahtuman ja sen markkinoinnin onnistumista mitataan? Halutaanko tapahtuman osallistujista kerätä uusia liidejä, houkutella potentiaalisia työntekijöitä vai parantaa brändin tunnettuutta oikeassa kohderyhmässä? Tavoitteen saavuttamista voidaan mitata esimerkiksi uusien liidien määrällä ja niiden laadulla. Kun tapahtumalla on selkeä tarkoitus ja kohderyhmä on päätetty, myös tapahtumamarkkinoinnin suunnittelu on helpompaa.
Onnistunut tapahtuma vaikuttaa laadullaan ja on osallistujien mielessä vielä tapahtuman jälkeenkin. Laadukas ja vuorovaikutteinen tapahtumamarkkinointi jättää yleisölle tunnejäljen ja lisää tapahtuman vaikuttavuutta. Mieti tapahtuman visuaalinen ilme ja tapahtumamarkkinoinnissa käytettävät kanavat ja keinot reilusti ennen tapahtuman markkinoinnin aloittamista.
B) Tavoita haluamasi yleisö monessa kanavassa
Onko tapahtumalle käytössä oma laskeutumissivu, kirjoitetaanko tapahtumasta artikkeleita ja mainostetaanko tapahtumaa podcastissa, somessa vai sähköpostissa? Aloita tapahtumaviestintä ajoissa. Kutsuprosessin ja viestinnän voi aloittaa jo kuukausia ennen tapahtumaa, vaikka tapahtuman sisältö ei olisikaan vielä täysin loppuun asti hiottu. Näin luodaan tapahtumalle hypeä ja istutetaan tapahtuma ihmisten mieliin jo paljon ennen tapahtumaa. Kätevä tapa ennakkomarkkinoida tapahtumaa on esimerkiksi luovat ”save the date -teaserit” – kuten videot, gif-animaatiot, personoidut sähköpostit tai vaikka fyysiset kutsut.
Tapahtuman markkinointiin saadaan myös lisäpotkua markkinoinnin automaation avulla. Tällöin virtuaalitapahtuman tuloksia ja kannattavuutta voidaan seurata analytiikan avulla myös kaupallisuuden näkökulmasta.
Suunnittele markkinointiviestintä vastaamaan tapahtumalle määrittelemiäsi tavoitteita. Jos tavoitteena on luoda uusia liidejä, suunnittele viestin sisältö ja käytettävät kanavat tarkkaan valitun pontentiaalisen kohdeyleisön mukaan. Millä sosiaalisen median kanavalla halauamasi liidit surffaavat ja missä heitä kannattaa lähestyä? Räätälöi viestistä persoonallinen ja erottuva, jotta tapahtuma jää viestin vastaanottajalle mieleen.
Sosiaalisen median kanavia hyödyntämällä potentiaalinen kohderyhmä tavoitetaan monikanavaisesti. Tapahtumamarkkinointi on turha jättää pelkkään sähköpostikutsuun, kun käytettävissä on laajasti eri kanavia, joilla yleisö voidaan tavoittaa entistä kokonaisvaltaisemmin ja yhä luovemmilla keinoilla. Sosiaalisen median kanavien kautta yleisö pääsee osallistumaan keskusteluun ja verkostoitumaan tehokkaammin. Onkin tärkeää tunnistaa kohderyhmä ja alustat, jossa se tavoitetaan. Lanseeraamalla tapahtumalle oman hashtagin, kokoat tapahtumasi aiheesta kiinnostuneet yhteen ja pystyt seuraamaan tapahtumastasi herännyttä keskustelua helpommin. Tätä kautta tavoitetaan myös kohderyhmäsi ulkopuolelta henkilöitä, jotka ovat kiinnostuneita tapahtumasi aiheesta.
C) Rohkaise yleisö osallistumaan ja markkinointi käy kuin itsestään
Jaa sisältöä laajasti käyttämiisi kanaviin myös tapahtuman aikana. Kuvat, videot ja lainaukset tapahtuman puhujien esityksistä kiinnostavat niin osallistujia kuin niitä, jotka eivät syystä tai toisesta päässyt osallistumaan. Rohkaise yleisöäsi käymään keskustelua sekä jakamaan sisältöä, kommentteja ja kokemuksia tapahtumastasi tapahtumahashtagia käyttämällä. Lisää myös itse kyseinen hashtag tapahtumasta jakamiisi sisältöihin mukaan, jotta tapahtumasta käyty viestintä saadaan koottua yhteen.
Tapahtumaa voi myös livestreamata useampaan eri paikkaan samanaikaisesti, kuten Facebook-liveen ja YouTubeen varsinaisen tapahtuma-alustan lisäksi. Tapahtumasta voidaan streamata myös pienempiä osia, vaikka pääosa tapahtumasta olisikin vain kohdennetulle yleisölle. Facebook-livenä toteutetun tapahtuman voi tallentaa pysyvästi oman sivun seinällä, jotta sen näkevät nekin, jotka eivät päässeet osallistumaan itse tapahtumaan. Facebook-livessä yleisö voi käydä videon kommenteissa keskustelua keskenään koko tapahtuman ajan, jolloin kokemuksesta jää vielä parempi muistijälki.
+ D) Tapahtuma on ohi, mutta markkinointi jatkuu
Viestintää ei kannata rajoittaa vain tapahtuman ennakkomarkkinointiin ja tapahtumapäivän sisältöjen jakamiseen. Tapahtumasta tuotettuja sisältöjä voidaan hyödyntää monipuolisesti yrityksen markkinoinnissa tapahtuman jälkeenkin. Tapahtumasta tuotettu näyttävä koostevideo tai blogikirjoitus on loistava tapa kiittää tapahtuman yleisöä jälkikäteen. Hyödynnä myös yleisöstä saatava data ja käytä sitä apuna jälkimarkkinoinnissa.
Tapahtumassa paikalla olleille voi lähettää palautekyselyn, jonka avulla saat arvokasta dataa onnistumisista ja voit kehittää tulevia tapahtumia entisestään. Niille, ketkä eivät päässeet paikalle, voit ilmoittaa, että tapahtuman sisällöstä tuotettavat koostemateriaalit ja tallenteet tulevat kaikille tapahtumaan ilmoittautuneille jakoon myöhemmin. Kiitosviestin avulla voit mainostaa yrityksesi tulevia tapahtumia tai tuottaa osallistujille vielä lisäarvoa jakamalla tapahtuman aiheeseen liittyvän syventävän sisällön, kuten e-kirjan tai tutkimusraportin.
Valveella autamme sinua järjestämään virtuaalitapahtuman, joka erottuu satojen arkisten online-tapaamisten massasta ja jättää jäljen. Lue lisää aiheesta Valveen tapahtumapalveluista.
