Valveen toistaiseksi suurin webinaariyleisö kokoontui Miten viedä tapahtumat seuraavalle tasolle -webinaariin 21.4.2021. Tilaisuudessa Pauliina Kuokka (Head of Events, Valve), Tommi Palvimo (CEO, Wakeone) ja Markus Valtonen (Growth Manager, Valve) keskustelivat tapahtuma-alan seuraavista käänteistä. Kokosimme tähän blogitekstiin tärkeimmät opit ja ajatukset.
Tapahtumien jatkuvasti kehittyvä malli
Vaikka tulemme palaamaan fyysisiin tapahtumiin, kannattaa pitää mielessä online-tapahtumien mahdollisuudet; voisiko fyysisen tapahtuman rinnalle tuoda nykyisten työkalujen ja ratkaisuiden avulla online-tapahtuma, jonka avulla voisi mahdollistaa saman arvoinen, mutta erilainen brändikokemus myös etänä osallistuville. Tällöin sekä kosketuspinta että brändiin sitoutunut yleisö laajenisi myös messuvierailijoiden ulkopuolelle. Esimerkiksi hybriditapahtumassa, jossa tapahtumalla on yksi tai useampi fyysinen paikka sekä digitaalinen ulottuvuus, virtuaalitodellisuus voi näytellä kokemuksen kannalta hyvinkin keskeistä roolia.
On aika pohtia, miten saamme luotua hybriditapahtumien kaltaisissa toteutuksissa saisi aikaan yhtä laadukkaan kokemuksen sekä tapahtumaan livenä osallistuvalle, livestriimiä seuraavalle ja jälkikäteen tallenteen katsovalle?
Mitkä ovat tapahtumien megatrendit juuri nyt?
Webinaariin ilmoittautuneilta kysyttiin, mitkä ovat megatrendit, jotka ohjaavat tällä hetkellä tapahtumia. Kolme asiaa toistuivat vastauksissa: merkityksellinen kokemus, vaikuttavat sisällöt ja datan hyödyntäminen.
Miten tehdä kokemuksista merkityksellisiä? Merkityksellisiä kokemuksia kannattaa lähestyä henkilökohtaisen ja inhimillisen kokemuksen kautta. On toki tärkeä miettiä, kuinka saadaan rakennettua tapahtumaan yhteisöllisyyttä ja tapahtuman ympärille hypeä, mutta ennen kaikkea tulisi keskittyä osallistujalle luotavaan arvoon – Osallistujan tulee kokea, että investoitu aika toi hänelle arvoa.
Henkilökohtaisen ja inhimillisen kokemuksen luomiseksi on tärkeä miettiä, millä ratkaisuilla saamme osallistujan tuntemaan olevansa uniikki suuren massan sijaan.
Vaikuttavat sisällöt ovat osa kokemuspalettia. Tapahtuman sisällön on oltava mukaansa tempaavaa ja yllätyksellistä, jolloin osallistuja tuntee sisällön vievän mukanaan aivan huomaamatta. ”Kyllä kannatti osallistua” kuvastaa hyvin olotilaa, jonka hyvä tapahtuma jättää osallistujalle. Tähän päästäkseen on tapahtuman tarjottava osallistujalle ahaa-elämyksiä, oppeja ja inspiraatiota.
Online-tapahtumat tarjoavat erittäin käyttökelpoista dataa, jota voidaan käyttää myynnissä ja markkinoinnissa. Enää ei puhuta siitä kuka on poistunut ja kuka saapunut, vaan millaisia keskusteluita on käyty tai millaiset sisällöt kiinnostavat ketäkin. Kävijädataa ja asiakasymmärrystä käyttämällä organisaatiot voivat parantaa suhdetta tärkeimpien kohderyhmien kanssa tarjoamalla jatkuvia brändikokemuksia ja -kohtaamisia. Esimerkiksi virtuaaliset showroomit tai jatkuvasti päivittyvät podcast-sarjat ovat mahdollisia tapoja syventää suhdetta asiakkaan kanssa. Myös liiketoiminnallisiin tavoitteisiin päästään paremmin, kun ei ajatella tapahtumia vain yksittäisinä toteutuksina erillään kaikesta muusta myynnistä ja markkinoinnista.
Jotain vanhaa, jotain uutta
Vaikka tapahtumia lähtee nyt viemään seuraavalle tasolle, ei kaikkea tarvitse aloittaa alusta. Jo suunnitteluvaiheessa tehtävillä valinnoilla ja ratkaisuilla voi olla suuri merkitys tulevaisuuden tapahtumien osalta. Pahimmillaan niillä suljetaan pois tulevaisuuden mahdollisuuksia ja parhaimmillaan ne luovat hyvän ponnahduslaudan kohti tulevaa. On siis tärkeä ajatella, miten nyt tehtävät ratkaisut ohjaavat meitä kohti sitä, missä haluamme olla tulevaisuudessa.
Online-tapahtumien välille voidaan myös toteuttaa aina saavutettavissa olevia palveluita tai on-demand tapahtumia. Näiden ympärille taas on helppo konseptoida ja toteuttaa isompia online-tapahtumia ja siten hyödyntää jo toteutettuja ratkaisuita.
Sama pätee työkaluihin. Jo suunnitteluvaiheessa on hyvä tarkastella, voidaanko toteutusta rakentaa olemassa olevien työkalujen tai järjestelmien päälle, jolloin ei tarvitse ottaa uusia alustoja jo valmiiksi pitkään järjestelmien listaan.
Mutta miten erottautua megatrendien perässä juoksevista kilpailijoista? Ja kuka kilpajuoksun voittaa?
Dialogi ja asiakasymmärrys ovat tapahtumien keskiössä. Asiakkaiden kanssa on käytävä jatkuvaa dialogia, kun tapahtumia viedään seuraavalle tasolle. On kuunneltava osallistujien palautetta ja reagoitava siihen. On tunnistettava kohdeyleisöt ja selvitettävä, mikä heitä oikeasti kiinnostaa.
Avainasemassa on nyt tapahtumien strateginen taso. Ei tehdä tämän hetken ratkaisuita vallitsevan tilanteen takia, vaan mietitään pitkällä tähtäimellä ratkaisuja, jotka vahvistavat brändin lupauksia ja arvoja.
Voit katsoa webinaaritallenteen tästä:
